Mengelola Invoice Secara Digital, Bisnis Jadi Untung atau Buntung?

Pembuatan invoice yang masih konvensional atau berbasis kertas umumnya harus dicetak, ditandatangani, dan dikirim secara fisik. Hal tersebut cenderung memakan waktu lebih lama dan berpotensi mengalami keterlambatan dalam penyelesaian pembayaran. Proses ini juga rentan terhadap kesalahan input data atau kehilangan dokumen. 

Dengan invoice digital, Anda bisa mempercepat proses tersebut. Invoice dapat dibuat, dikirim, dan dilacak secara online dalam hitungan menit. Agar lebih mudah dipahami, simak penjelasan lengkap perbedaan invoice digital dan konvensional di bawah ini.

5 Perbandingan Invoice Digital vs. Konvensional

Sekilas, perbedaan antara invoice digital dan konvensional dapat dilihat dari format dokumennya. Namun, ada beberapa perbedaan penting yang memengaruhi operasional bisnis Anda, yaitu:

1. Segi nilai ekonomis 

Invoice digital tak perlu dicetak, sehingga lebih ekonomis karena tidak memerlukan kertas, tinta, dan biaya pengiriman karena dari proses pembuatan hingga pengirimannya secara online melalui platform/aplikasi invoicing. Hadirnya invoice digital juga tidak memakan anggaran lebih untuk membayar SDM atau staf admin yang akan menangani ratusan hingga ribuan invoice. 

Sedangkan, pada invoice konvensional berbasis kertas, dari segi ekonomi cenderung biaya yang dikeluarkan lebih tinggi karena invoice harus dicetak hingga dikirim secara langsung. Dokumen pun rawan tercecer, belum lagi harus membutuhkan staf admin yang mampu menangani ratusan hingga ribuan invoice jika level bisnis sudah besar.

2. Risiko penipuan (fraud)

Invoice digital lebih aman terlindungi dengan teknologi enkripsi dan proses verifikasi otomatis, sehingga mengurangi kesalahan akibat human error. Sedangkan, invoice kertas rentan terhadap pemalsuan dan manipulasi data. Dokumen dapat dengan mudah dicuri, hilang, atau dirusak tanpa jejak digital. 

Misalnya, pembuatan invoice palsu dan manipulasi harga. Kasus invoice fraud pun tidak hanya rentan terjadi di lingkup internal, tetapi juga eksternal ketika pihak luar melakukan tindakan curang yang merugikan bisnis. Contohnya, menimpa perusahaan besar sekelas Google dan Facebook pada 2013 hingga 2015. 

Menurut TRT World, pelaku bernama Evaldas Rimasauskas menggunakan teknik phishing dan invoice fraud untuk menargetkan Google dan Facebook. Ia berpura-pura menjadi karyawan Quanta Computer dan mengirimkan invoice palsu ke kedua perusahaan teknologi besar tersebut.

3. Efisiensi proses 

Dari segi efisiensi, invoice digital dapat dikirim melalui email atau platform online dalam hitungan detik, yang mempercepat proses transaksi. Jika Anda menggunakan platform atau aplikasi invoicing, adanya invoice digital memudahkan dalam pencarian dan pengarsipan dokumen karena semua sudah terintegrasi dengan sistem akuntansi. 

Di sisi lain, invoice kertas atau konvensional memerlukan pengiriman fisik, yang bisa memakan waktu lebih lama, terutama jika menggunakan layanan pos. Selain itu, invoice kertas membutuhkan ruang fisik untuk menyimpan dokumen dan sulit untuk mengeceknya kembali, karena Anda harus membuka dan menyortir dokumen secara manual.

4. Keakuratan data invoice

Dengan invoice digital, data lebih akurat karena proses input secara otomatis melalui sistem, sehingga risiko human error bisa berkurang. Selain itu, total harga dan pajak juga dihitung otomatis oleh sistem, jadi Anda tidak perlu menghitung manual menggunakan rumus Excel, cukup sesuaikan dengan format template yang telah tersedia. .

Sebaliknya, dengan invoice kertas, data lebih rentan terhadap kesalahan karena input dilakukan secara manual, seperti salah ketik, penulisan angka yang keliru, atau data yang sulit dibaca. Proses manual juga lebih mudah mengalami kehilangan atau kerusakan fisik, yang bisa memengaruhi keakuratan data invoice yang tersimpan.

5. Penyimpanan dokumen invoice

Invoice digital disimpan secara elektronik di cloud, server, atau database. Hal ini memudahkan akses kapan saja dan di mana saja, serta mempercepat pencarian dengan menggunakan kata kunci atau nomor invoice. Penyimpanan digital juga mengurangi risiko kehilangan dokumen dan menghemat ruang fisik.

Sebaliknya, invoice konvensional berbasis kertas disimpan dalam bentuk fisik di lemari atau arsip. Proses pencarian dan pengambilan dokumen bisa lebih lambat dan sulit jika jumlah invoice banyak. Selain itu, dokumen fisik rentan rusak, misalnya karena kebakaran, air, atau bisa hilang jika tidak diatur dengan baik.

Baca juga: Apa Itu Inflasi dan Deflasi? Perbedaan dan Pengaruhnya terhadap Ekonomi

Kenapa Invoice Digital Bikin Lebih Untung?

Bisnis perlu invoice digital karena membantu mempercepat proses penagihan, mengurangi risiko human error, dan memberikan transparansi lebih dalam alur pembayaran. Invoice digital juga memungkinkan pencarian dokumen yang lebih mudah, akses real-time, serta terhubung dengan sistem akuntansi, yang secara keseluruhan bisa meningkatkan operasional lebih efisien dan mempercepat cash flow.

Seperti bisnis minuman teh, Waroeng Teh Kotjok yang sebelumnya, proses penagihan invoice dilakukan secara manual menggunakan Ms. Excel dan dikirim melalui WhatsApp. Tentunya, proses ini memakan waktu, tenaga, dan sumber daya manusia atau tim admin. 

Namun kini, mereka menggunakan platform invoicing dan pembayaran antar bisnis yang menghemat waktu penagihan ke mitra bisnis hingga 75%.  Dalam hal SDM atau tim admin juga lebih hemat karena satu admin bisa menangani minimal 10 hingga 20 mitra/hari dengan mudah.

Baca juga: 4 Pembayaran Digital untuk Transaksi Bisnis

Itulah perbandingan invoice digital dan konvensional berbasis kertas beserta alasan harus pakai invoice digital yang perlu Anda pahami sebagai business owner. Perhatikan selalu kebutuhan bisnis Anda dan pastikan memilih opsi yang efisien sesuai dengan rencana bisnis Anda.

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan InCorp Indonesia