Lancarkan Bisnis dengan Optimasi Pembayaran Invoice, Cash Flow Lebih Sehat!

Proses pembayaran yang lambat terkadang membuat operasional bisnis terganggu. Umumnya, akar permasalahan ini terdapat pada sistem kelola invoice yang kurang optimal. Contohnya adalah proses invoice yang dilakukan secara manual. Hal ini memakan banyak waktu mulai dari dari pembuatan, pengiriman, konfirmasi mitra bisnis, dan penerimaan pembayarannya.

Oleh karena itu, untuk mempersingkat waktu dan mempermudah prosesnya, kamu bisa simak tips-tips berikut ini.

Kenapa Sistem Invoice yang Lancar Itu Penting?

Invoice yang dirancang dengan baik bukan sekadar formalitas. Bisa dibilang, ini adalah salah satu bagian terpenting dalam bisnis. 

Berdasarkan penelitian, rata-rata bisnis menghabiskan 25-30% waktunya untuk mengelola pembayaran dan mengejar invoice yang terlambat.

Proses invoice yang tidak efisien ini bisa menyebabkan pembayaran terlambat, gangguan arus kas, hingga hubungan yang kurang baik dengan mitra bisnis.

Selain itu, invoice yang tidak jelas atau kurang lengkap bisa membuat mitra bisnis bingung, yang akhirnya memperlambat proses pembayaran. Inilah yang membuat cash flow-mu bisa macet. 

Sebaliknya, invoice yang profesional dan mudah dipahami mempercepat proses pembayaran dan membangun kepercayaan dengan mitra bisnis. Hasilnya, bisnismu terlihat lebih terpercaya dan profesional, sehingga prosesnya jadi lebih lancar.

Tips Melancarkan Bisnis dengan Optimasi Pembayaran Invoice

1. Desain yang Jelas dan Profesional

Desain invoice mencerminkan identitas bisnismu. Gunakan tata letak yang bersih dan rapi, serta tambahkan logo dan warna perusahaanmu untuk memberikan kesan profesional. 

Pastikan semua informasi penting seperti nomor invoice, tanggal penerbitan, tanggal jatuh tempo, dan rincian pembayaran tersusun dengan rapi sehingga mudah dipahami oleh yang membaca.

Hal ini tersebut punya peran besar dalam memastikan informasi pembayaran terlihat dengan baik dan mudah diikuti instruksinya, sehingga pembayaran bisa diproses.

2. Informasi yang Lengkap dan Akurat

Kekurangan informasi atau data yang salah pada invoice adalah salah satu penyebab utama pembayaran tertunda. Pastikan invoice-mu mencakup:

• Nama dan informasi kontak bisnismu.
• Nama dan informasi kontak mitra.
• Nomor invoice yang unik untuk kemudahan tracking.
• Rincian produk atau jasa yang diberikan, termasuk jumlah, harga, dan total.
• Tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo.

Invoice yang jelas akan mengurangi risiko kebingungan atau perdebatan dengan mitra.

3. Ketentuan Pembayaran yang Transparan

Ketentuan pembayaran yang tidak jelas sering kali membuat mitra bisnis ragu atau menunda pembayaran. Tulis ketentuan pembayaranmu secara rinci, misalnya:

• Tanggal jatuh tempo pembayaran (contoh: “Pembayaran jatuh tempo dalam 15 hari setelah tanggal invoice”).
• Metode pembayaran yang diterima (transfer bank, kartu kredit, e–wallet, dll.).
• Biaya keterlambatan (contoh: denda 2% untuk keterlambatan lebih dari 30 hari).

Ketentuan yang transparan akan membantu menghindari miskomunikasi dan memastikan mitra bisnis memahami tanggung jawab mereka.

4. Opsi Pembayaran yang Fleksibel

Pebisnis lebih cenderung membayar tepat waktu jika mereka memiliki banyak pilihan pembayaran. 

Akan sangat bagus jika kamu bisa memberi fleksibilitas ini, misalnya pembayaran dengan transfer berbagai bank, QRIS, e-Wallet, marketplace, dan lainnya. Atau yang paling banyak diminati, yaitu kartu kredit karena bisa memperpanjang tempo hingga 30 hari atau lebih, tergantung bank penerbit.

Nah, semua ini bisa kamu lakukan dan dapatkan dengan mudah jika menggunakan invoice online yang sudah terintegrasi dengan pembayaran online. Kini, sudah banyak tersedia platform atau aplikasi yang menyediakan 30+ opsi yang fleksibel, termasuk kartu kredit. 

Setiap invoice hanya butuh 5 menit hingga jadi dan kirim, prosesnya pasti jauh lebih cepat. Sehingga, kamu lebih cepat dibayar, dan bisnis lebih optimal!

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan InCorp Indonesia