Sistem Payroll Indonesia: Wajib Tahu untuk HR & Pemilik Bisnis

Selalu menjadi tantangan bagi para investor asing untuk mengikuti peraturan keuangan di Indonesia, terutama yang berhubungan dengan peraturan payroll. Banyak hal-hal kecil yang perlu diperhatikan dalam laporan anda. Sistem payroll Indonesia sangatlah penting dalam pengoperasian bisnis usaha. Gaji atau upah karyawan yang adil dan bonus lainnya yang didapat dari bekerja diperusahaan anda sangat krusial – sebagai manfaat yang didapat karyawan dari system payroll dan juga seluruh performa perusahaan.

Apa Itu Sistem Payroll di Indonesia

Sistem payroll adalah proses perhitungan, pengelolaan, dan pembayaran hak karyawan yang dilakukan secara rutin oleh perusahaan. Payroll tidak hanya soal membayar gaji, tetapi juga memastikan seluruh komponen penghasilan dan potongan sesuai peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku.

Sistem payroll mencakup:

• Perhitungan gaji bulanan
• Tunjangan dan lembur
• Potongan BPJS dan pajak
• Pembayaran gaji dan pelaporan

Dasar Hukum Sistem Payroll Indonesia

Pengelolaan payroll di Indonesia tidak bisa dilakukan secara bebas. Ada beberapa regulasi utama yang menjadi acuan, antara lain:

• UU Ketenagakerjaan: Mengatur jam kerja, upah, lembur, dan hak dasar pekerja.
• Peraturan Pemerintah tentang Pengupahan: Menetapkan ketentuan upah minimum, struktur dan skala upah, serta komponen penghasilan.
• Peraturan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan: Mengatur kewajiban iuran jaminan sosial bagi karyawan dan perusahaan.
• Peraturan Perpajakan (PPh 21): Mengatur pemotongan dan pelaporan pajak penghasilan karyawan.

Artinya, payroll bukan hanya fungsi administratif, tetapi juga bagian penting dari manajemen risiko kepatuhan perusahaan.

3 Jenis Skala Penggajian di Indonesia

Dalam praktiknya, perusahaan di Indonesia umumnya menggunakan salah satu dari tiga skema penggajian berikut:

Skala Penggajian	Cara Kerja	Beban Pajak & BPJS	Peruntukan
Gross	Gaji disepakati sebelum potongan	Dipotong dari gaji karyawan	Struktur gaji standar, mayoritas karyawan lokal
Net	Karyawan menerima gaji bersih sesuai kesepakatan	Ditanggung perusahaan	Posisi tertentu yang ingin menjaga take-home pay
Gross-Up	Gaji dinaikkan untuk mengompensasi pajak	Ditanggung perusahaan melalui penyesuaian gaji	Manajerial, eksekutif, dan tenaga kerja asing

Pemilihan skalan penggajian akan berdalampak langsung pada total biaya ketenagakerjaan, perhitungan PPh 21, dan laporan kepatuhan pajak. Oleh karena itu, skema penggajian sebaiknya ditetapkan sejak awal dan dituangkan secar jelas dalam perjanjian kerja.

Apa yang Dibutuhkan dalam Sistem Payroll Indonesia

Agar sistem payroll berjalan akurat dan sesuai aturan hukum yang berlaku, perusaahn perlu mengetahui dan menyiapkan beberapa elemen penting berikut:

1. Hak Dasar Karyawan

Hal pertama yang harus dipahami adalah mengetahui hak-hak apa saja yang karyawan anda terima. Berikut adalah hak-hak yang diterima karyawan.

• Waktu kerja pada umumnya adalah 40 jam per minggu, yaitu dalam rata-rata, karyawan akan kerja sekitar 8 jam per hari.
• Menerima upah minimum regional yang berbeda tiap provinsi, kabupaten, dan sektor.
• Menerima jaminan perlindungan sosial (BPJS untuk pegawai/ BPJS Ketenagakerjaan), yang termasuk asuransi kecelakaan kerja, asuransi jiwa, jaminan hari tua (pesiun), dan juga BPJS Kesehatan.
• Menerima cuti (mendapatkan upah untuk tidak menggunakan waktu cuti), cuti hamil, izin sakit, izin pribadi sesuai peratuan.
• Menerima Tunjangan Hari Raya (THR) sesuai peraturan.
• Menerima upah kerja lembur.

Baca juga:

• Pertanyaan Paling Umum Tentang Izin Kerja Di Indonesia
• Perekrutan Lokal Atau Ekspatriat Di Indonesia? Jaminan Kesehatan, Pajak Pendapatan Dan Pengerjaan Di Indonesia

2. Insentif

Insentif adalah upah yang didapatkan karyawan sebagi bentuk penghargaan, diluar dari upah wajib atau upah yang biasanya diterima. Upah insentif diberikan sesuai dengan performa karyaman. Dapat diberikan berupa upah insentif individu ataupun kelompok. Upah yang biasa didapatkan karyawan adalah upah lembur (kerja lebih waktu). Upah lembur adalah uang yang didapat karyawan saat bekerja diluar jam normal (tambahan waktu kerja). Dan juga, upah insentif dapat diberikan kepada individu atau kelompok yang dapat menyelesaikan target tertentu yang diminta oleh perusahaan.

3. Jaminan Perlindungan Sosial (BPJS Ketenagakerjaan)

Jaminan perlindungan social (BPJS Ketenagakerjaan) diberikan kepaada karyawan selama bekerja di perusahaan dan juga pada saat pension. Asuransi jiwa juga termasuk kedalamnya. Perhitungan BPJS Ketenagakerjaan disebut sebagai berikut:

• Kecelakaan kerja/ asuransi keselamatan kerja, 0,24% – 1,74% dari gaji bulanan, yang dibayar penuh oleh perusahaan.
• Perlindungan terhadap risiko meninggal dunia / asuransi jiwa, 0,3% dari gaji bulanan yang juga harus dibayar penuh oleh perusahaan.
• Pensiun/asuransi hari tua, 5,7% dari gaji bulanan yang harus dibayar oleh perusahaan (3,7%) dan karyawan (2%). Dana pension / asuransi hari tua ini bisa ditarik ketika berusia 55 tahun atau disaat karyawan telah berhenti bekerja. Keikutsertaan karyawan dalam perlindungan social atau BPJS Ketenagakerjaan setidaknya mencapai 5 tahun minimal.

Baca juga:

• Akunting dan Laporan Pajak Indonesia
• Visa Bisnis dan Visa Kerja di Indonesia

4. Asuransi Kesehatan (BPJS Kesehatan)

Asuransi kesehatan karyawan harus dibayar oleh kedua pihak, oleh karyawan dan perusahaan. Jumlah maksimum yang harus dibayar oleh perusahaan sejumlah IDR 200.000/bulan, sedangkan untuk karyawan wajib membayar sejumlah IDR 50.000/bulan. Biasanya karyawan akan menerima tunjangan kelas tipe 2, tergantung oleh peraturan perusahaan, beberapa pekerja (terutama pada posisi tinggi) akan mendapatkan tingkatan tipe kelas.

5. Pelaporan Pajak

Perusahaan harus membayar dan melaporkan pajak mereka secara bulanan dan tahunan. Pajak bulanan meliputi:

• Pajak penghasilan badan (PPh 25) yang harus dibayar paling lambat pada tanggal 15 selambat-lambatnya selambat-lambatnya tanggal 15 bulan berikutnya dan wajib disampaikan ke kantor pajak paling lambat pada tanggal 20 selambat-lambatnya pada bulan berikutnya.
• Pajak penghasilan perorangan/individu (PPh 21) yang harus dibayar paling lambat pada tanggal 10 bulan berikutnya paling lambat dan paling lambat disampaikan ke kantor pajak paling lambat tanggal 20 september.

Di sisi lain, pajak tahunan adalah:

• Pajak Penghasilan Badan yang harus dibayar sebelum mengajukan pengembalian pajak dan harus diajukan selambat-lambatnya pada akhir bulan keempat setelah tahun buku berakhir, yaitu di bulan April.
• Pajak Penghasilan perorangan yang juga harus dibayar sebelum mengajukan pengembalian pajak dan mengajukan selambat-lambatnya pada akhir bulan ketiga setelah tahun buku berakhir, yaitu pada bulan Maret.

Setiap keterlambatan pembayaran dan pelaporan akan menyebabkan Anda menerima denda yang harus Anda bayar ke kantor pajak. Untuk menghindari hukuman, penting untuk mempertimbangkan membayar pajak tepat waktu.

Baca juga:

• Tax Amnesti: Keuntungan and Tantangan
• Pajak Penghasilan Badan dan Individu di Indonesia

5. Peraturan Cuti

Karyawan perlu mematuhi beberapa peraturan jika ingin mengambil cuti. Perusahaan harus memberikan kesempaan untuk karyawannya untuk mengambil cuti dengan tidak memotong upah wajib karyawan, sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Annual Leave

Cuti tahunan diberikan sebanyak 12 hari. Perusahaan berhak untuk mengizinkan ataupun menunda karyawan untuk mengambil cuti tahunan. Penundaan cuti hanya berlaku selama maksimal 6 bulan. Berdasarkan hokum Indonesia, tidak ada peraturan khusus yang menyebutkan kompensasi khusus apabila karyawan tidak menggunakan cuti tahunannya. Akan tetapi, hal terserbut dapat dimasukkan ke dalam perjanjian kerja. Selama waktu cuti tahunan perusahaan tetap harus membayar upah wajib karyawan sesuai dengan perjanjian kerja sebelumnya.

Cuti Hamil

Cuti hamil diberikan dengan jangka waktu selama 3 bulan, biasanya digunakan 1,5 bulan sebelum dan sesudah melahirkan. Selama cuti hamil perusahaan tetap harus memberikan penuh upah wajib kepada karyawan. Jangka waktu cuti hamil dapat diperpanjang atas rekomendasi dokter.

Izin Sakit

Karyawan bisa mendapatkan izin sakit, tanpa mengurangi jatah cuti tahunan. Jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan yang mengambil cuti sakit, tertera sebagai berikut:

• Selama 4 bulan pertama absen, perusahaan memberikan 100% dari gaji.
• Selama 4 bulan kedua absen, perusahaan memberikan 75% dari gaji.
• Selama 4 bulan ketiga absen, perusahaan memberikan 50% dari gaji.
• Selama 4 bulan berikutnya, perusahaan memberikan 25% dari gaji.
• Tambahan untuk cuti menstruasi (karyawan perempuan), karyawan dibayar penuh jika tidak dapat memenuhi kewajiban pada hari pertama dan kedua menstruasi.

Izin Pribadi

Izin pribadi diberikan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Beberapa jenis izin pribadi yang tetap mendapatkan upah wajib:

• Pernikahan karyawan (3 hari),
• Pernikahan anak (2 hari),
• Sunatan anak (2 hari),
• Baptis anak (2 hari),
• Proses melahirkan istri karyawan atau mengalami keguguran (2 hari),
• Kehilangan anggota keluarga (pasangan, anak, mertua, atau orangtua) (2 hari),
• Kehilangan anggota keluarga jauh (1 hari).

Baca juga:

• Perekrutan di Indonesia: Pemahaman Situasi Karyawan dan Proses Perekrutan
• Perekrutan dan Pasar Sewa di Indonesia

Tips Menerapkan Sistem Penggajian di Indonesia

Menerapkan sistem penggajian di Indonesia penting dilakukan oleh segala lini bisnis. Sistem yang diterapkan harus efektif, akurat, patuh regulasi, dan siap berkembang seiring bertambahnya jumlah karyawan. Berikut adalah beberapa tips penting yang perlu Anda perhatikan:

1. Tetapkan Struktur dan Skema Gaji Sejak Awal

Pastikan perusahaan sudah menentukan:

• Skala penggajian (gross, net, atau gross-up)
• Komponen gaji (gaji pokok, tunjangan tetap, variabel)
• Kesesuaian dengan upah minimum daerah

Struktur yang jelas akan mempermudah perhitungan pajak, BPJS, dan lembur di tahap berikutnya.

2. Pastikan Kepatuhan terhadap Regulasi

Sistem payroll harus selaras dengan ketentuan:

• Jam kerja dan lembur
• BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
• Pajak penghasilan karyawan (PPh 21)

Karena regulasi dapat berubah, payroll perlu ditinjau secara berkala, bukan hanya saat ada pemeriksaan.

3. Manfaatkan HRIS untuk Mengelola Payroll Lebih Efisien

Penggunaan HRIS (Human Resource Information System) dapat membantu perusahaan mengelola payroll secara lebih terstruktur dan terintegrasi.

Dengan HRIS, perusahaan dapat:

• Mengelola data karyawan secara terpusat dan real-time
• Mengintegrasikan absensi, lembur, dan cuti langsung ke payroll
• Mengurangi risiko human error dalam perhitungan gaji
• Mempercepat proses penggajian dan pelaporan

HRIS sangat membantu, terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang terus bertambah atau memiliki lokasi kerja yang berbeda.

4. Pastikan Data Selalu Akurat dan Terupdate

Kesalahan payroll sering kali berawal dari data yang tidak diperbarui, seperti:

• Status pajak (TK/K)
• Perubahan gaji atau jabatan
• Perubahan lokasi kerja

HRIS dapat digunakan untuk memastikan data payroll tetap konsisten.

5. Pertimbangkan Payroll Outsourcing Jika Dibutuhkan

Jika kompleksitas payroll meningkat, payroll outsourcing dapat menjadi solusi untuk:

• Mengurangi beban administratif internal
• Menjaga kepatuhan terhadap regulasi
• Memastikan payroll tetap akurat dan tepat waktu

Layanan payroll outsourcing dapat menjadi solusi praktis bagi perusahaan yang ingin mengelola penggajian secara lebih efisien, khususnya saat kompleksitas administrasi mulai meningkat. Dengan dukungan sistem HRIS, proses payroll dapat dijalankan secara lebih akurat dan tetap selaras dengan ketentuan yang berlaku.

Permudah Sistem Penggajian Anda

Perusahaan harus menetahui hal-hal yang berkaitan dengan peraturan sistem payroll Indonesia, terutama untuk perusahaan asing di Indonesia. Walaupun hal tersebut merupakan informasi besar, akan tetapi memiliki karyawan yang mengerti dan dapat mengatur akan sangat membantu. Apabila tidak anda dapat menyewa jasa layanan payroll Indonesia dari pihak ketiga untuk melaksanakan tugas tersebut secara efektif dan efisien.

Jika Anda memiliki pertanyaan dapat menghubungi kami dan kami akan membantu Anda dengan memberikan solusi yang sesuai dengan bisnis Anda.