Manfaat Biaya dari Outsourcing Penggajian di Indonesia Bagi Perusahaan

Dengan sistem penggajian yang tepat dan akurat, kesejahteraan karyawan meningkat dan  hubungan kerja antar bisnis dengan mereka akan lebih harmonis. Hal ini bisa menjadi dorongan utama supaya produktivitas perusahaan akan meningkat seiring berjalannya waktu.

Payroll atau sistem penggajian di Indonesia telah berkembang dengan berbagai metode yang dapat dipilih oleh perusahaan, baik dari sistem manual sampai memanfaatkan software canggih.

Agar penggajian karyawan dapat berlangsung dengan baik, Anda perlu mengenal beberapa komponen gaji, peraturan ketenagakerjaan, dan teknologi yang dapat mendukung proses ini.

Artikel ini akan membahas pengertian sistem payroll di Indonesia, jenis-jenis sistem yang umum digunakan, keuntungan menggunakannya, komponen gaji karyawan, hingga bagaimana tips mengelola penggajian dengan efektif.

Baca juga: Mengenal Sistem Payroll Perusahaan: Manfaat dan Kelebihannya

Pengertian Sistem Payroll di Indonesia

Sistem payroll adalah sistem administrasi yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan secara akurat dan tepat waktu.

Sistem ini terpercaya untuk mengelola berbagai komponen penggajian, seperti gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, dan iuran jaminan sosial.

Dengan sistem payroll, bisnis dapat melakukan perhitungan gaji dengan lebih efisien berdasarkan data-data yang terkumpul, seperti kehadiran, lembur, dan berbagai tunjangan lainnya.

Selain mengurangi kemungkinan kesalahan teknis pembayaran, setiap  karyawan dapat menerima gaji bersih yang dibayarkan sesuai dengan hak mereka, tentunya setelah memperhitungkan semua potongan yang diperlukan.

Baca juga: Sistem Payroll di Indonesia: Poin-poin Penting Perlu Diketahui

Jenis Sistem Payroll yang Umum Digunakan di Indonesia

Terdapat beberapa sistem payroll yang mudah ditemukan di lingkungan, mulai dari sistem manual,  software yang canggih, sampai outsourcing. Masing-masing jenis ini punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing yang harus dipertimbangkan.

Sistem Payroll Manual

Sistem payroll manual merupakan metode penggajian yang dilakukan secara manual  dengan spreadsheet atau buku catatan. 

Meskipun metode ini masih sering diterapkan oleh perusahaan kecil dengan jumlah karyawan terbatas, potensi kemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan juga cukup besar.

Bahkan, proses ini juga memakan waktu lebih lama karena setiap komponen harus dihitung satu per satu. Pengelolaan data cenderung menjadi sulit jika jumlah karyawan meningkat.

Sistem Payroll Berbasis Software

Sistem payroll berbasis software hadir sebagai solusi yang bisa dimanfaatkan untuk pengelolaan penggajian karyawan.

Biasanya, Anda hanya perlu menjalankan sistem ini di perangkat khusus dan perhitungan gaji tersebut akan dilakukan secara otomatis dan cepat. Umumnya, software ini dilengkapi dengan berbagai fitur handal seperti penghitungan pajak otomatis, laporan keuangan, dan mendukung integrasi dengan sistem HR lainnya. 

Kelebihan yang ditawarkan oleh sistem ini adalah kemudahan pengelolaan data dan mampu menghasilkan laporan yang diperlukan dengan cepat.

Outsourcing Penggajian ke Penyedia Jasa Payroll

Outsourcing penggajian adalah pengelolaan payroll yang diserahkan sepenuhnya pada penyedia jasa pihak ketiga. Dengan begini, pengusaha bisa  lebih fokus pada pengembangan bisnisnya tanpa harus khawatir tentang proses penggajian. 

Umumnya, penyedia jasa payroll outsourcing ini bisa dipercaya karena pengalaman dan keahlian tingkat tinggi yang mereka miliki. Anda tidak perlu khawatir lagi tentang akurasi dan kepatuhannya terhadap regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.

Meskipun mereka menyediakan biaya tambahan untuk menjalankan layanan ini, beberapa bisnis menyatakan bahwa manfaatnya sebanding dengan biaya yang mereka keluarkan di awal.

Baca juga: Perbedaan Pemrosesan Penggajian dan Outsourcing Penggajian

Keuntungan Menggunakan Sistem Payroll di Perusahaan

Berikut adalah beberapa keuntungan dari penerapan sistem payroll di beberapa perusahaan.

Efisiensi Waktu dan Tenaga

Adanya sistem payroll otomatis akan meminimalisir waktu dan tenaga yang diperlukan untuk menghitung gaji. Prosesnya yang otomatis membantu tim HR supaya fokus pada tugas-tugas strategis lainnya dibandingkan kesulitan dalam perhitungan manual.

Pengelolaan Tunjangan dan Potongan Gaji yang Lebih Baik

Sistem payroll memudahkan Anda untuk mengelola tunjangan dan potongan gaji. Semua informasi terkait tunjangan tetap dan tidak tetap dapat dicatat dengan akurat sehingga dapat disertakan dalam proses perhitungan gaji akhir.

Komponen Gaji Karyawan di Indonesia

Sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem penggajian otomatis ini, Anda perlu mengetahui beberapa komponen yang patut diperhitungkan saat melakukan penggajian.

Gaji Pokok

Gaji pokok diartikan sebagai total gaji karyawan berdasarkan jabatan dan tanggung jawabnya. Umumnya, gaji ini harus memenuhi ketentuan upah minimum regional (UMR) yang ditetapkan dalam peraturan pemerintah.

Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap

Tunjangan tetap merupakan tunjangan yang diterima setiap bulan tanpa tergantung pada kehadiran atau performa kerja, seperti tunjangan kesehatan atau transportasi. Sementara itu, tunjangan tidak tetap diartikan sebagai bonus atau insentif berdasarkan pencapaian karir tertentu.

Lembur dan Bonus

Lembur merupakan pembayaran tambahan bagi karyawan yang bekerja melebihi jam kerja normal, sesuai dengan ketentuan undang-undang ketenagakerjaan. Bonus biasanya diberikan sebagai penghargaan atas kinerjanya yang baik atau pencapaian target tertentu.

Potongan Pajak dan BPJS

Potongan pajak penghasilan (PPh) harus ditentukan menyesuaikan ketentuan perpajakan yang berlaku di Indonesia. Selain itu, potongan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan juga wajib dilakukan supaya karyawan mendapatkan perlindungan sosial.

Jenis-Jenis Gaji yang Diterapkan di Indonesia

Saat bekerja di Indonesia, Anda bisa menemukan beberapa jenis gaji yang ditentukan dari cara pembayaran maupun periode waktu pembayaran.

Upah Bulanan

Upah bulanan merupakan jenis pembayaran gaji paling umum. Biasanya, para karyawan akan menerima penghasilannya setiap bulan berdasarkan kontrak kerja yang ditetapkan sebelum masuk.

Upah Harian

Sementara itu, upah harian biasanya diterapkan pada pekerja lepas atau kontrak harian. Pembayaran ini dilakukan setiap hari berdasarkan jumlah jam kerja mereka masing-masing.

Upah Mingguan

Upah mingguan hanya dapat ditemukan pada pekerjaan di sektor tertentu, seperti konstruksi atau pertanian. Di sini, para pekerjanya akan dibayar setiap minggu berdasarkan jam kerja mereka selama seminggu.

Upah Borongan

Upah borongan merupakan jenis pembayaran gaji berdasarkan penyelesaian suatu proyek atau tugas tertentu. Berbeda dengan gaji-gaji lainnya, upah borongan tidak memerhatikan lamanya waktu kerja yang dilakukan.

Upah Berdasarkan Hasil Kerja

Jenis upah ini ditentukan berdasarkan hasil kerja atau produktivitas individu atau tim, sering digunakan dalam industri penjualan atau produksi.

Cara Menghitung Gaji Karyawan dengan Sistem Payroll

Menghitung gaji karyawan menggunakan sistem payroll melibatkan beberapa langkah penting:

1. Pengumpulan Data Karyawan: Mengumpulkan informasi mengenai jabatan, gaji pokok, tunjangan, serta data kehadiran.
2. Verifikasi Data: Memastikan bahwa semua data telah diverifikasi untuk menghindari kesalahan.
3. Perhitungan Gaji Kotor: Menghitung total gaji sebelum potongan berdasarkan komponen-komponen seperti gaji pokok dan tunjangan.
4. Penghitungan Potongan: Menghitung semua potongan termasuk pajak PPh 21 dan iuran BPJS.
5. Menghitung Gaji Bersih: Mengurangi total potongan dari gaji kotor untuk mendapatkan jumlah akhir yang akan diterima oleh karyawan.

Tips Mengelola Penggajian dengan Efektif

Untuk bisa mengelola sistem penggajian dengan efektif, ikuti beberapa aspek penting berikut:

Memilih Sistem Payroll yang Tepat untuk Bisnis Anda

Pertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, jumlah karyawan, serta anggaran yang disediakan saat memilih sistem payroll. Ini akan memudahkan Anda dalam memilih sistem yang tepat dengan kebutuhan bisnis Anda.

Mengoptimalkan Pengelolaan Gaji dan Tunjangan

Selanjutnya, integrasikan sistem payroll yang digunakan dengan perencanaan sumber daya manusia. Hal ini ditujukan supaya semua aspek terkait gaji dapat dikelola secara efisien.

Memastikan Kepatuhan terhadap Peraturan Ketenagakerjaan

Langkah terakhir, sesuaikan proses penggajian karyawan dengan aturan pemerintah terbaru supaya bisnis akan terhindari dari potensi pelanggaran hukum di kemudian hari.

Konsultasi Layanan Penggajian Terpercaya di Indonesia Bersama InCorp Indonesia

Mengelola penggajian karyawan bisa menjadi tugas yang kompleks, tanpa adanya sistem yang tepat. Untuk itu, Anda bisa memanfaatkan outsourcing payroll untuk membantu bisnis supaya lebih fokus pada perkembangannya saja.

Percayakan solusi payroll ini pada InCorp Indonesia. Kami hadir dengan berbagai jenis layanan, termasuk outsourcing payroll profesional, yang bisa membantu pengelolaan gaji dengan efisien dan menepati regulasi yang berlaku.

Hubungi tim kami sekarang juga untuk berkonsultasi terkait solusi payroll terpercaya yang ditawarkan. Kami siap membantu mengoptimalkan proses penggajian dengan sistem yang aman, efisien, dan sesuai aturan.